Marketingplanning wordt steeds uitdagender. Het marketingteam moet kort op de bal spelen voor marketingcampagnes, marketingacties of mediacampagnes en dient dit niet zelden over verschillende teams en teamleden te plannen om een succesvolle omnichannel campagne te lanceren. Het grootste pijnpunt bij vele marketingteams is het onoverzicht dat ontstaat omdat de verschillende planningen in Excel niet meer op elkaar afgestemd zijn. Hoe groter het team, hoe meer Excels, hoe groter het gebrek aan overzicht bij diegenen die verantwoordelijk zijn voor de planning van de acties en campagnes. Terwijl elke individuele marketeer zich misschien comfortabel voelt in zijn of haar Excel, worstelen mediaplanners, campagneplanners, marketing managers of marketing directors met het overzicht op de planning. Het gevolg? Tijdverlies, misverstanden en fouten bij het lanceren van de campagnes.
De oplossing is het samenvoegen van alle Excel-planningen. Daarbij moeten we 2 werelden met elkaar verzoenen. De individuele marketeer behoudt graag de eenvoud en het inzicht in zijn of haar planning terwijl de verantwoordelijken op een hoger planningsniveau het overzicht over alle planningen nodig hebben. In dit artikel beschrijf ik – aan de hand van 7 concrete voorbeelden – hoe je de eenvoud van Excel combineert met de flexibiliteit en het overzicht van een gespecialiseerde marketingplanning tool.
In dit artikel leer je:
Daar zit je dan: met aparte Excels voor elke vorm van marketing binnen je team. Event planning? Een aparte Excel met een specifieke indeling. Content planning? Een aparte Excel met een specifieke indeling. Advertentieplanning? Je raadt het al … Je eerste gedachte is misschien: laat ons alle planningen in één Excel-document combineren. Wel haalbaar voor een klein team van pakweg 2 à 3 marketeers, maar totaal ondoenbaar voor een team met tientallen marketeers die binnen aparte, gespecialiseerde teams werken.
Je tweede gedachte is dan wellicht: laat ons de stap zetten naar digitale planning tools die we kennen voor project- en takenplanning, zoals Trello, Asana, Monday, Jira, … Een logische gedachte, maar quasi onhaalbaar omdat die project management tools helemaal gebouwd zijn rond het samenwerken voor projecten en taken binnen teams, niet voor het in kaart brengen van marketing-, media- of campagneplanning. Je komt in deze tools in een takenlogica terecht, niet in een planning logica. Begin je in deze tools aan je vertaling van de Excels, dan herkennen je collega’s ‘hun’ Excel niet meer. Resultaat: ze keren de nieuwe tool de rug toe en werken verder in de vertrouwde Excel.
De derde oplossing is het gebruik van een specifieke marketing planning tool zoals Husky, die de eenvoud en setup van Excel combineert met de kracht van digitale planningtools. In het voorbeeld hieronder zie je de setup van een content planning, vertaald vanuit Excel naar Husky:
Dit lijkt heel goed op de setup van een planning in Excel, nietwaar? Het content team herkent hierin perfect de manier waarop ze vroeger haar content planning beheerde in Excel. Maar lees zeker verder, want een digitale tool heeft nog extra troeven.
“En waar zit onze campagneplanning”, hoor ik de campagne-planners vragen. Wel: links bovenaan in de navigatie kan je van de ene planning naar de andere surfen. Klik je op ‘Campagnes’, dan opent de campagneplanning volgens dezelfde logica, maar met een andere setup qua projecten en kanalen, op maat van het campagneteam.
Dit is een perfect voorbeeld hoe wij binnen Husky een veelvoud aan Excel-planningen vertalen naar Husky, waarbij elke planning (oude Excel) in een aparte digitale omgeving komt en waarbij je snel van de ene naar de andere planning surft.
Zeker, dat kan. Dat bespaart je heel wat tijd om de data manueel over te zetten van Excel naar Husky, vooral als je een uitgebreide planning hebt. Je dient de Excel dan in een gestructureerde vorm te importeren in Husky.
Zeker. Dat is het tweede voordeel van een gespecialiseerde marketingplanner als Husky. Je wordt niet gewrongen in een canvas, je kan je projectstructuur en de opbouw van kanalen en momenten helemaal zelf bepalen.
Hieronder heb ik 3 belangrijke woorden binnen een marketing planning context zichtbaar gemaakt:
In de eerst getoonde voorbeelden zie je dat de structuur qua projecten en kanalen binnen het plan ‘Content’ en het plan ‘Campagnes’ niet hetzelfde is. Dat is fijn, dan kan elk team zijn eigen indeling behouden zoals vroeger en verder optimaliseren.
Bovenaan rechts heb ik enkele functies binnen Husky omrand:
Een functie die in Excel bestaat is het gebruik van filters, maar die is quasi onbruikbaar om binnen een context van marketingplanning te gebruiken. Daarbinnen wil je filteren als volgt:
In het bovenstaande voorbeeld heb ik een filter gezet voor:
Dit is het resultaat:
Geweldig toch? Dit is een manier van filteren die in Excel onhaalbaar is, zeker wanneer je filters zet die in verschillende planningen worden toegepast. Het filteren van marketing- en communicatieplanning is een bijzondere meerwaarde binnen Husky, een functie die je heel wat overzicht en tijd oplevert.
Vanaf nu duiken we in functies binnen Husky die met een Excel-planning niet mogelijk zijn, maar die je het leven als marketeer makkelijker maken. Een daarvan is het toevoegen van data aan momenten in de planning. Stel je eens voor dat je aan een gekleurd blokje in een Excel-planning een briefing wil hangen. Niet onmogelijk, maar allesbehalve praktisch. Niet zo in Husky. Wanneer je op een moment klikt, dan gaat er een zijvenster open waar je tal van data aan een moment kan toewijzen.
In dit voorbeeld heb ik een summiere briefing gezet voor een Valentijns-campagne. Die briefing kan zo uitgebreid als mogelijk zijn en is zichtbaar voor elke collega die toegang heeft tot de planning en die op het moment klikt.
Een ander voorbeeld van data die bij de planning hoort is het koppelen van bestanden aan de planning. Plan je een social media post? Dan is het handig om de afbeelding van de post of een screenshot van de geplaatste post aan de planning te hangen. Lanceer je een online advertentiecampagne? Dan is het handig om de afbeeldingen van de online advertenties aan de planning te hangen. Stuur je een e-news uit? Dan kan je een voorbeeld ervan aan de planning hangen. Op die manier heb je een fantastische link tussen de planning en de visuals van de communicatiemomenten uit de planning.
Het linken van bestanden in Husky kan op 2 manieren:
Husky heeft een doorgedreven integratie met Microsoft365. Het zichtbaar maken in de planning van bestanden die op de server staan is daarbij een handig voorbeeld.
Jaren geleden hebben wij een marktonderzoek gedaan naar de grootste struikelblokken die marketeers hebben bij het uitvoeren van hun job. Op de eerste plaats stond toen ‘Geen overzicht op de planning door een overload aan Excel-bestanden’. Op de tweede plaats stond ‘Veel tijdverlies door de massa aan mails en chats binnen het team’. Herken je dat laatste ook? Wel: communicatie via mail of chat is goed, maar het probleem is dat er in de praktijk geen enkele link met de planning is. Je krijgt een vraag via de chat over een e-news? Dan dien je eerst naar de planning of binnen het e-mail programma te kijken om vervolgens terug naar de chat te keren om het antwoord te geven. Krijg je een mail (vaak met één of meerdere mensen in cc.) over een item binnen de planning? Dan riskeer je om een ketting aan communicatie op te starten waarbij de planning in bijlage moet worden gevoegd.
De oplossing binnen Husky? Een geïntegreerde chat waarbij elk item binnen Husky een chat-historiek kan bevatten, wat betekent dat de chat-communicatie aan het betrokken item in de planning hangt. In het voorbeeld hieronder zie je chatcommunicatie tussen mezelf en mijn collega Carine over een website banner voor de valentijnscampagne. We hoefden geen mails met bestanden in cc. te sturen, maar hadden voldoende aan een korte chat die aan de campagne in Husky hangt.
Voordelen van deze manier van communiceren:
Heb je tot nu toe al heel wat marketing planning extra’s ontdekt ten opzichte van marketingplanning in Excel? Fijn zo. Maar er is nog meer! Zoals in het begin van dit artikel gesteld: Excel bevat hoofdzakelijk de communicatieplanning, terwijl algemene project management tools als Trello, Asana, Monday of Jira hoofdzakelijk taakgericht zijn. Nogal wat marketingteams verslikken zich in deze combinatie, waarbij ze er niet in slagen om de wereld van communicatieplanning te combineren met de wereld van takenplanning. Het resultaat? Wie opstart met Trello, Asana, Monday of Jira, die heeft een oplossing voor takenplanning en voor de communicatie binnen het team. Maar voor marketing-, communicatie, media- of campagneplanning is er geen oplossing en neemt men de toevlucht tot … Excel. ☹️
Zonde, want een integratie tussen takenplanning en communicatieplanning maakt marketingplanning pas compleet. Wel, Husky verenigt beide werelden naadloos. Bekijk in de screenshot hierboven eens de topnavigatie. Je zit de 4 modules van Husky netjes staan:
Ik wil absoluut vermijden om in dit artikel alle taken-features te beschrijven, want dat zijn er wel wat. Wat ik graag wil doen is de link tussen de planning en de taken tonen. Ik bouw daarom even verder op de Valentijnscampagne die we hierboven al gebruikten als voorbeeld. We hebben daarbinnen al goed zicht over de looptijd van de campagne, over de briefing van de campagne, over de campagnebestanden en over de discussies binnen het team over deze campagne. Het sluitstuk van een optimale marketingplanning is het inzichtelijk maken van alle to-do’s binnen deze campagne.
In het voorbeeld hierboven klikken we terug op de Valentijnscampagne, waarna het zijvenster opent. Daarin zie je bovenaan een tab ‘Taken’ waar je taken binnen de campagne kan toewijzen aan jezelf of aan één of meerdere collega’s. Elke taak krijgt een eigenaar, een beschrijving (hier nu eenvoudig taak 1, taak 2 en taak 3) én een deadline. Dat is de datum tegen wanneer de taak afgewerkt moet zijn.
Rechtsonder zie je de functie Add task list’ staan. Dat is een geweldige functie binnen Husky, want binnen marketing bestaan er heel wat terugkerende takenlijsten voor bv. het schrijven van een blog, het verzenden van e-news, het deelnemen aan een beurs, … enzovoort. Het zou zonde zijn om die taken elke keer weer opnieuw te moeten opzetten in Husky. Neen, dan kan sneller door het opmaken van voorgedefinieerde takenlijsten die als een soort retroplanning kunnen opgezet worden. Taak 1 is dan bijvoorbeeld 10 dagen voor de publicatie van de blog, taak 2 is 8 dagen voor de publicatie en taak 6 is 2 dagen na de publicatie van de blog. Elke keer in de communicatieplanning een blogartikel wordt ingepland kan met één druk een voorgedefinieerde takenlijst worden geactiveerd die alle betrokken marketeers binnen het team ‘hun’ taken geeft.
Het overzicht van die taken vind je onder de tab ‘Taken’ in een lijst terug, gesorteerd per deadline datum. Ook hier bestaat de zijvenster-functie weer, dus klikken op een taak betekent dat je briefings, bestanden en chatcommunicatie kan toevoegen.
Misschien we de meest unieke takenfunctie in Husky is het inplannen van een taak in je agenda. Dankzij de integratie met Microsoft Outlook verschijnen je afspraken in de Husky-agenda en kan je taken (zoals Taak 1) inplannen in je agenda (in dit voorbeeld op donderdag 8 februari tussen 9 en 10u. De deadline van deze taak is 12 februari, je kan ze in één of meerdere keren afwerken en zo je workload perfect overzichtelijk houden. Oh, wanneer je in Outlook naar je agenda kijkt, dan zie je een identiek scherm met afspraken en taken. Geweldig toch?
‘Geef mij eens een overzicht van alle campagnes die jullie in het komende kwartaal zullen plannen’ of ‘Ik wil een briefing van alle content die we dit jaar voor product X gepland hebben’. Klinken deze vragen van het management bekend in de oren. Niet zelden slaat dan enige paniek toe. Logisch, als je in verschillende Excel-files deze info moet verzamelen en dan nog eens overzichtelijk maken (wellicht in een Powerpoint) voor je management.
Omdat die data in Husky staat, hoef je zo'n tijdrovende rapportering niet meer te doen. Husky heeft 2 technieken om de rapportering aan je management snel en professioneel uit te voeren.
Wil je graag de versnippering aan marketingplanning binnen Excel vertalen naar een overzichtelijke en dynamische marketing planning tool? Boek vandaag nog een demo en gratis proefperiode van Husky Marketing Planner. Je kunt snel aan de slag met het importeren van Excel-data, met het toewijzen van marketeers aan de verschillende marketingplannen en je beheert voortaan de marketing planning binnen een dynamische omgeving waarmee je tijd en overzicht wint.
De aanbevolen manier om Husky snel en professioneel te ontdekken.
Demo door een marketeer met ervaring in marketingplanning. Na de demo richten we Husky op maat in voor je proefperiode.
Ideaal om na een demo aan de slag te gaan met jouw marketingplanning.
Voorgaande demo is niet verplicht, maar wel aangewezen.
Proefperiode duurt 14 dagen, alle functies zijn beschikbaar.
Geen automatische verlenging of abonnement, proefperiode is 100% vrijblijvend en stopt automatisch.
