Marketingspezialisten oder Marketer haben ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Für die meisten von uns ist kein Tag wie der andere. Die Arbeit der Marketer ist zudem anspruchsvoll, da sie täglich vor den unterschiedlichsten Herausforderungen stehen. Sie arbeiten im Rahmen einer Marketingplanung, die mal stabil und starr ist, sich aber ebenso gut auch schnell ändern kann. Die Folge? Wenn es um die Umsetzung der Marketingplanung geht, erledigen Marketer eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben. Ein Newsletter muss verschickt werden? Dann kümmern sich darum vielleicht zwei Marketingspezialisten, die zwölf Aufgaben oder To-dos untereinander aufteilen. Eine Veranstaltung steht bevor? Dann ist fast das gesamte Marketingteam involviert, mit Dutzenden Aufgaben, die sich über mehrere Monate erstrecken.
Sie sehen also: Eine gute Aufgabenverwaltung bzw. gutes Aufgabenmanagement ist für ein optimal funktionierendes Marketingteam unerlässlich. Im Rahmen meiner langjährigen Zusammenarbeit mit diversen Marketingteams in unterschiedlichen Branchen fiel mir immer wieder auf, wie unterschiedlich die Haltung von Marketingspezialisten innerhalb eines Teams gegenüber Aufgabenmanagement ist. Bezüglich der Vorgehensweise bei der Marketingplanung sind sich zwar meist alle einig. Doch über die Art und Weise, wie Marketer ihre Aufgaben verwalten, spalten sich die Meinungen. Höchste Zeit, sich einmal genauer damit zu befassen, welche Marketingaufgaben es gibt und wie man am besten mit den unterschiedlichen Aufgaben umgeht. Darüber hinaus zeige ich Ihnen auch, wie unser Marketingteam mit Aufgabenmanagement umgeht.
Viele der Aufgaben eines Marketingteams wiederholen sich. Muss wöchentlich ein Blogartikel geschrieben werden? Dann sind das zum Beispiel fünf Aufgaben für zwei verschiedene Marketingspezialisten, wobei die zeitliche Planung der Aufgaben im Voraus feststeht. Ähnliches gilt für das Vorbereiten von Webinaren, das Versenden von Newslettern, die Publikation einer Zeitschrift, das Organisieren einer Veranstaltung oder auch eine Messeteilnahme. Das Team steht immer wieder vor derselben Liste mit Aufgaben, die dann in ähnlicher Reihenfolge und von denselben Personen abgearbeitet werden.
Diese sogenannten Template-Aufgaben sorgen in Marketingteams oft für Druck, da die Marketingspezialisten aufeinander angewiesen sind. So kann beispielsweise der Webmaster einen Blogartikel nicht online setzen, wenn dieser noch nicht Korrektur gelesen wurde oder wenn der Content-Marketer die jeweiligen Bilder oder Grafiken noch nicht ausgewählt hat. Für die effiziente Verwaltung von Aufgaben mit Vorlage braucht es daher eine klare Vision und Vorgehensweise innerhalb des Marketingteams. Im Folgenden erfahren Sie, wie wir hier bei Husky mit Template-Aufgaben umgehen.
„Würden Sie mir bitte bis Freitag eine Übersicht zu … vorlegen?“ Jeder Marketer bekommt regelmäßig solche Aufgaben vorgesetzt. Dabei hat man zwei Möglichkeiten: die Aufgabe sofort erledigen, um sie nicht erst einplanen zu müssen, oder sie für den Stichtag in die Aufgabenplanung setzen. Von der ersten Möglichkeit ist eher abzuraten, da sie Ihre Tagesplanung über den Haufen wirft. Am besten planen Sie die Aufgabe direkt ein.
Nehmen wir noch einmal das obige Beispiel, in dem ein Kollege mich bittet, ihm spätestens am Freitag (= Frist) eine Übersicht aller durchgeführten Webinare vorzulegen. Da die Aufgabe zu umfangreich ist, um sie sofort zu erledigen, plane ich sie mit Frist zum Freitag, 3. September ein. Das heißt aber nicht, dass ich sie auch erst am Freitag (dem Stichtag) erledigen muss. So kann ich beispielsweise auch sagen, ich erledige sie am Mittwoch, zwei Tage vor dem Ende der Frist. Eine Aufgabe kann also zwei zeitliche Aspekte besitzen: eine Frist (oder Deadline) und ein Ausführungsdatum. Im Rahmen eines effizienten Aufgabenmanagements sollten sich diese beiden Aufgabenfunktionen zügig verwalten lassen.
Marketingaufgaben haben oft eine Verbindung zur Marketing-, Kommunikations- oder Kampagnenplanung. So soll das Anbringen von Plakatmaterial in einer Verkaufsstelle (= ein Moment in der Kampagnenplanung) gegebenenfalls mit einem bestimmten Check oder einer Kontrolle als Aufgabe verbunden werden. Oder beim Start einer bestimmten Kampagne hat man die Idee für eine Aufgabe, die nicht vergessen werden darf. Dann empfiehlt es sich, diese Aufgabe möglichst eng mit der Marketing-, Kommunikations- oder Kampagnenplanung zu verknüpfen.
In der Praxis sehe ich, dass Beispiele wie das obige häufig als „Unteraufgabe“ in einer allgemeinen Aufgabenplanung enden. Denn bei den meisten Projektmanagementsystemen wird nicht zwischen einer zeitlichen Planung für die Kommunikation und der eigentlichen Aufgabenplanung unterschieden. Alles wird als eine Aufgabe in die Planung gesetzt. Trello beispielsweise arbeitet mit Boards, wobei ein Board sowohl für eine Aufgabe als auch einen Kommunikationsmoment stehen kann. Auch beliebte Aufgabenplaner wie Asana vertreten eine ähnliche Philosophie. Unserer Ansicht nach ist dies jedoch wenig praktisch und ineffizient. In einer Zeitleiste mit Kommunikationsaktionen sollten nur Kommunikationsmomente erscheinen, keine Aufgaben. Und eine Aufgabenplanung sollte Aufgaben enthalten, keine Kommunikationsmomente. Nutzt man beide Planungen durcheinander, verliert man Übersicht und Durchblick, so unsere Erfahrung. Marketingpläne in Excel sind ein gutes Beispiel dieser Problematik. Marketingmomente (z. B. Blogartikel online: 6.9.) und Marketingaufgaben (z. B. Blogartikel schreiben: 4.9.) in ein und derselben Planung sorgen für einen Overkill an Informationen – die Übersicht geht verloren.
Weiter oben in diesem Artikel habe ich das Beispiel Template-Aufgaben genannt. Viele der Aufgaben in einem Template sind miteinander verknüpft oder müssen in einer Kaskade (d. h. in schneller Abfolge) erledigt werden. So kann ein Drucker zum Beispiel erst dann drucken, wenn er das druckfähige PDF vorliegen hat. Und ein Werbevermarkter wird die Anzeige für ein Webinar solange nicht schalten, bis das Webinar auf der Website steht. Kunden (Marketingteams) kommen häufig mit der ausdrücklichen Bitte zu uns, Aufgaben miteinander verlinken zu können. Wird die vorangehende Aufgabe um 2 Tage nach hinten verschoben, verschieben sich auch alle nachfolgenden Aufgaben. In der folgenden Abbildung sehen Sie das Beispiel einer Aufgabenplanung des hauseigenen Grafikstudios eines Marketingteams im Bereich Einzelhandel.
Zu dieser Form der Aufgabenverwaltung muss ich unbedingt etwas anmerken. Auch wenn Marketingteams häufig danach fragen, erinnere ich mich an keine Praxissituation, in der sie von einem Marketingteam erfolgreich für effizientes Aufgabenmanagement eingesetzt wurde. Website-Entwickler, Produktmanager, Grafikstudios oder Werbeagenturen nutzen sie in ihren Planungssystemen viel häufiger. Uns bekannte Marketingteams, die es damit versucht haben, haben es wieder aufgegeben. Der Grund? Das „automatische“ Verschieben von Aufgaben der Kollegen, weil ein Marketer einen Tag später liefert, kam nicht immer so gut an. Ein Content-Marketer zum Beispiel mag es gar nicht, wenn sich seine Planung aufgrund der Aufgabenplanung von Kollegen verschiebt. Eher bleibt die Frist für die Aufgabe bestehen und wird beim Kollegen nachgefragt, wenn Informationen, Dokumente oder Aktionen fehlen.
Jeder Marketingspezialist kennt das: Manchmal hat man eine Idee für eine Aufgabe, allerdings nicht unbedingt während der Arbeitszeit. Es kann beim Einkaufen passieren, im Auto oder im Wartezimmer beim Zahnarzt. Wichtig ist dann, die Aufgabe so schnell wie möglich einzuplanen, damit man sie aus dem Kopf bekommt. Am besten setzt man sie in die eigene Aufgabenliste und weist ihr eine Frist zu.
Gut organisierte Marketingteams halten regelmäßige und einheitliche Marketing-Meetings ab, um gemeinsam den Fortschritt bei der Planung zu besprechen. Eine häufige Frage ist dann: „Was wird der Leitfaden für unser Marketing-Meeting“ –eine Aufgabenliste, die Kommunikationsplanung oder eine separate Meeting-Agenda? Ich gebe zu, dass wir selbst lange gebraucht haben, um unsere Marketing-Meetings effizient zu organisieren. Hierzu habe ich kürzlich diesen Artikel geschrieben. Jetzt haben wir die perfekte Lösung: Auf dem Bildschirm steht die Marketingplanung, die wir von oben bis unten durchgehen. Zusätzlich haben wir eine Auswahl aus der Aufgabenliste zur Hand, auf der die zu behandelnden Tagesordnungspunkte (TOPs) mit dem Status MEETING markiert sind. Dieses System funktioniert prima. Jeder Marketer nimmt die zu besprechenden Punkte oder Aufgaben in seine persönliche Aufgabenliste für das Marketing-Meeting auf, sodass uns für das Meeting am Montagnachmittag immer eine aktuelle Tagesordnung vorliegt.
Schließlich sind da noch jene Aufgaben, die irgendwann mal erledigt werden müssen, wenn die Zeit dafür gekommen ist oder wenn sich die Zeit dazu findet. Es empfiehlt sich, auch diese Aufgaben in die Aufgabenliste mit aufzunehmen, aber dann ohne eine Frist. Sie stehen dann ganz unten auf der Liste und nehmen damit nicht den Platz anderer Aufgaben (mit Frist) ein. Haben Sie zu gegebener Zeit alle geplanten Aufgaben abgearbeitet? Nehmen Sie sich vor, Aufgaben ohne Fristen in Angriff zu nehmen oder einzuplanen? Dann greifen Sie auf diesen Teil der Aufgabenliste zurück.
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